Впервые про абревиатуру GTD я услышал около 3-х лет назад, когда столкнулся с нехваткой времени на работе, в качестве руководителя технического отдела веб-студии. Было очень много проектов, около 40 штук. Их нужно было отслеживать каждый день, получать новые данные от заказчиков, делегировать, проверять. В общем я не успевал практически ничего. Почитав несколько статей по GTD на всем известном ресурсе Хабрахабр, начал пытаться как то организовать свои задачи и проекты.
Сперва это был файл в Microsoft Excel где был список с проектами и задачами, это был очень неудобный метод. Потом были попытки организовать систему с папками, файлами в проводнике. Этот метод постепенно мутировал в ту систему, которую я использую сейчас.
Но самое главное понять основы GTD.
Для начала вам нужно одно место куда будут стекаться все задачи, информация, проекты.
Я решил этот метод таким способом:
В корне диска D создал папку с именем !INBOX. Почему в названии восклицательный знак? Для того чтобы папка была всегда вверху проводника, даже если корень диска будет захламлен.
Вся информация которая ко мне поступает, за исключением бумажной, складывается в эту папку. Папку я просматриваю два раза в день, с утра когда сижу с чашечкой чая или кофе и вечером, когда иду ложиться спать. Задача – чтобы после каждого просмотра папка !INBOX была пустой. Нельзя давать слабину, посмотрев на список файлов, закрыть ее и идти заниматься своими делами. Если открыл папку !INBOX разбери все материалы что в ней накопились.
Как быть с бумажными документами? Этот вопрос решается еще проще, на столе стоит 3 обычных пластиковых лотка. В которые я складываю входящую корреспонденцию. Верхний лоток всегда используется чаще, сюда идет вся документация что приходит, во второй лоток идет информация по рабочим вопросам, в нижний по личным делам. Очень удобно записать на бумажке задачу себе и поместить ее в лоток или попросить других ваших коллег складывать всю информацию и записки, которые они вам хотят передать в эти лотки. По вашему приезду от клиента, просто разберете документацию в лотке и не пропустите записку от коллег.
Вопрос с поступающей информацией решен, теперь у вас есть единое место куда стекается вся информация, было бы очень здорово сканировать или фотографировать бумажные носители, чтобы избавиться от лотков, но, к сожалению, это на текущий момент развития ИТ технологий невозможно. Документы все равно будут на бумаге.
Чтобы вы могли попробовать хотя бы часть методики уже сегодня, я расскажу о том как нужно разбирать входящую информацию.
Любой документ, записка, заметка в лотке или в папке !INBOX – это действие или нет.
Возьмите любой файл в папке !INBOX, посмотрите что в нем.
Это задача? Если да и выполнение займет меньше 5 минут сделайте сразу. иначе запланируйте ее выполнение и поставьте отметку в ежедневнике или календаре. Если это не задача, то что это? Либо мусор, либо информация. Если мусор, выкидывайте, если информация определите куда ее положить, чтобы знать о ней в будущем.
Например. У меня сейчас в папке !INBOX скопилось несколько файлов. Два из них это графические материалы, которые пригодятся в будущем, поэтому я их сразу положу в папку “ГРАФИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ\иллюстрации\”. А два других – это договор и акт выполненных по проекту, поэтому я их перемещу в папку “ПРОЕКТЫ\2011\Март\Монолит\”.
А работать с бумажным лотком? У меня в лотке лежит прошитая налоговая декларация, распечатка с ценами для интернет-магазина, и статья с Хабрахабр. Декларацию убираем в папку на полке “Отчетность”, распечатку с ценами можно выбросить, так как магазин уже наполнен, а статью убрать в папку на полке “Полезные статьи”, а если она уже прочитана, то можно положить в папку “Черновики для принтера”.
Таким простым способом вы можете уже сегодня слегка облегчить себе жизнь, и начнете находить все документы на своих местах. Вообще методика GTD немного сложнее чем я описал, кто хочет ознакомиться с ней в полной мере, почитайте книгу Дэйва Аллена “Getting Things Done”, она есть в русском переводе.